染雾公司文件管理制度 篇一
第一篇内容
随着公司规模的不断扩大和业务的日益复杂化，一个健全的文件管理制度对于公司的正常运营和信息的安全至关重要。公司文件管理制度是指为了规范和管理公司文件的一系列规定和措施，旨在确保公司文件的完整性、可靠性和保密性。下面将介绍公司文件管理制度的几个关键要素。
首先，公司文件管理制度应明确文件的分类和归档规则。根据文件的性质和用途，可以将文件分为公开文件、机密文件和重要文件等不同级别。公开文件可以在公司内部自由流通，而机密文件和重要文件需要进行严格的权限管理和保密措施。此外，公司还应该制定文件归档的规则，确保文件能够按照一定的顺序和标准进行存档，方便以后的检索和利用。
其次，公司文件管理制度应规定文件的存储和保管要求。文件的存储和保管应该在符合安全要求的环境下进行，防止文件的遗失、损坏或被盗窃。同时，公司应制定文件保管的责任人和流程，确保文件的安全性和完整性。对于机密文件和重要文件，公司应采取更加严格的措施，如加密存储、定期备份等，防止信息泄露和数据丢失。
再次，公司文件管理制度应规定文件的使用和传递规则。公司内部的员工在使用文件时应严格遵守相关规定，不得私自篡改、复制或传递文件。对于外部人员的使用和传递，公司应设立相应的权限和审批流程，确保文件的安全性和合法性。此外，公司还应规定文件的传递方式和渠道，避免文件在传递过程中丢失或被篡改。
最后，公司文件管理制度应规定文件的销毁和报废要求。对于已经失去使用价值的文件，公司应制定相应的销毁和报废程序，确保文件信息的安全和隐私的保护。销毁和报废过程应有明确的记录和监督，以防止文件被恶意利用或泄露。
综上所述，公司文件管理制度是公司信息管理体系的重要组成部分，对于公司的安全运营和信息保护起着至关重要的作用。通过明确文件的分类和归档规则、规定文件的存储和保管要求、制定文件的使用和传递规则以及规定文件的销毁和报废要求，公司可以有效管理和保护公司文件，确保公司的信息资产安全和合规运营。
公司文件管理制度 篇二
第二篇内容
随着信息化时代的到来，公司文件管理制度在保障公司正常运营和信息安全方面发挥着重要的作用。一个健全的文件管理制度可以提高工作效率、保护公司利益和维护客户信任。本文将重点介绍公司文件管理制度的好处和实施策略。
首先，公司文件管理制度可以提高工作效率。通过明确文件的分类和归档规则，员工可以更加方便地查找和利用文件，避免了因为文件丢失或混乱而导致的工作延误。同时，规定文件的使用和传递规则，可以加强文件的信息安全性，减少因为非法传递或泄露而带来的风险。此外，公司还可以利用文件管理系统的技术手段，实现电子化文件的存储和管理，提高工作效率和信息的可追溯性。
其次，公司文件管理制度可以保护公司的利益。通过规定文件的保管要求和权限管理，可以防止公司的机密信息被非法获取和利用。公司可以制定文件的安全措施，如加密存储、定期备份等，防止信息泄露和数据丢失。此外，对于重要文件的销毁和报废要求，可以防止文件被恶意利用或泄露，保护公司的商业机密和客户隐私。
最后，公司文件管理制度可以维护客户信任。客户是公司的重要资源，保护客户信息的安全和隐私对于公司的声誉和信誉至关重要。通过制定文件的使用和传递规则，公司可以确保客户信息的安全性和合法性。同时，公司还可以提供客户查询和修改文件的服务，增加客户对公司的信任和满意度。
为了有效实施公司文件管理制度，公司可以采取以下策略。首先，公司应制定相应的文件管理制度，并向全体员工进行培训和宣传，确保员工了解和遵守相关规定。其次，公司可以借助信息技术手段，建立电子化的文件管理系统，提高文件的管理效率和信息的安全性。此外，公司还可以定期进行文件管理制度的评估和改进，以适应不断变化的业务环境和法规要求。
综上所述，公司文件管理制度在保障公司正常运营和信息安全方面具有重要意义。通过提高工作效率、保护公司利益和维护客户信任，公司可以从文件管理制度中获益良多。同时，通过制定相应的策略和措施，公司可以有效实施文件管理制度，达到预期的目标和效果。
公司文件管理制度 篇三
关于公司文件管理制度
在生活中，我们都跟制度有着直接或间接的联系，制度是要求成员共同遵守的规章或准则。你所接触过的制度都是什么样子的呢？以下是小编为大家整理的关于公司文件管理制度，欢迎阅读与收藏。
1 目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2 适用范围
适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。
3 职责
1.公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。
2. 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。
3. 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
4. 文件编制、审批、发布的权责
1. 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。
2. 财务部负责制定公司财务管理制度文件。
3. 客服部负责制定公司客服管理制度文件。
4 .生产部负责制定公司生产管理制度文件。
5. 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。
6. 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品bom、检验标准、规范测试）等文件。
工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。
8. 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。
9. 公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。
质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。
定义
1.文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
2. 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件，
3. 非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
4. 外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）
工作程序
1 文件的分类
1. 文件属性分类
（1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。
（2）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。
（3）管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。
（4） 技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。
（5） 外来文件：国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。
2. 文件阶层分类
（1) 一阶文件：公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。
（2) 二阶文件：公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。
（3) 三阶文件：管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。
（4) 四阶文件：各记录表单、报表等。
5.文件编号、标识与控制
6.1文件编号：[Microsof1]公司名称+部门代号+文件名称+文件顺序号+时间
注：各部门代号
部门代码部门代码部门代码部门代码
6.2文件的标识与控制
文件分受控与非受控两种,在管理体系运行的有关场所应用的文件及提供给审核机构的文件为受控文件,以编号为受控标识;如因其他目的提供给客户的文件为非受控文件，不作标识;
长期有效的文件予以编号和标识，控制其发放，回收作废失效版本;
一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，不必跟踪回收其过期版本。
6.文件编制、审核、批准和发布
1.行政文件与管理性文件的编制与审批
(1)公司级行政性文件：公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告，由人事行政部负责编制。
(2)公司级管理性文件：如人力资源管理制度、技术文件管理制度、财务管理制度，由各部门依本制度4.3条负责编制。
(3)各部门行政性文件：各部门因部门管理及工作开展所需求发布的通知/通告，由相关职能部门负责编制。
(4)公司及各部门所有行政性文件审核由人事行政部填写《公司内部业务便签》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。
(5)公司及各部门所有管理性文件的审核由人事行政部填写《文件审阅签发单》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。
2.文件归档、发放、保管
1.文件归档
(1)经审批后的文件，人事行政部负责填写“文件/记录目录”，并且将电子档和纸张文件同时归档。
(2)各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管。各部门的“文件/记录目录”应定期予以更新，并将复印件交人事行政部编制/更新公司《受控文件清单》。
2.文件发放
公司受控文件、记录由人事行政部负责按以下范围发放：
(1)管理手册、程序文件和公司管理文件下发至各部门;
(2)作业文件、记录下发至使用文件的相关部门;
(3)各个部门都要使用相应文件、记录的有效版本，人事行政部及时收回作废文件;行政办公室拟定《文件发放登记表》按上述规定范围发放文件,并注明发放数量，填写发放编号，并由领用者签名。
(4)文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在《文件发放登记表》中签名。
3.文件保管与借阅
(1)文件保管：所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。
c、外来文件正本依文件分类存放于档案室及相应的文件接收部门。
(2)各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还。
(3)存放与硬盘和软盘的`文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作。
(4)文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。
4.文件的更改与回收作废
1.文件更改
(1)当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施具体更改工作，文件更改必须符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进行同步更改。
(2)文件更改的起草、审核、批准由原文件起草、审核、批准部门/人员按负责填写《文件更改/评审单》并实施更改。
(3)文件修改内容较少时，可以采用划改、换页的方式进行更改;单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化时应进行换版。
(4)公司文件更改状态按版本号为A版(B、C、D等)/修改状态为0(1、2、3、4等)依此编号。版本号与更改状态之间的关系为：每版文件同一版本内可以允许修改10次，即修改状态号最高是10，当超过10次时，文件换版，即由A版升为B版，以此类推。特殊情况下，换版不受此限制。
(5)文件更改内容必须及时到达文件使用场所，对文件的宣贯、实施情况有文件归口部门进行检查，并确认更改效果。
(6)公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题，提出文件更改意见。
5.文件的作废与销毁
(1)各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时，原文件应作废收回，作废的原版文件由人事行政部按原发放数量回收，并登记标明回收日期。
(2)文件作废或换页换版时，对已回收的作废文件由行政办公室及时销毁，并记录在《文件销毁(留用)记录表》中，若需保留作废文件时要在文件上标注“作废”字样。
(3)各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行。
6.外来文件管理
1.外来文件接收与归口
(1)国家法律、法规;国家、行业、地方标准;上级主管部门下发的管理办法、制度、规定
(2)外来文件由接收部门或形成文件部门归口管理。
(3)外来的一般性通知、公告等需执行的文件由公司总经理审批后，交由相关部门传阅执行，履行完毕后，由执行部门记录执行情况，交档案室备档。
7.保密文件的管理
1.保密文件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则进行管理，秘密信息以载体形式归档后，交由档案室负责管理。
2.保密文件的发放、传阅、披露应遵守以下原则：
文件密级发放、传阅范围
绝密公司核心领导、绝对信息形成部门的负责人及公司领导认为需要让其知悉的对象
机密公司部门负责人以上人员，机密信息形成部门的相关人员及公司领导认为需要让其知悉的对象
秘密公司部门主管级以上人员，秘密形成部门的相关人员及该部门认为需要让其知悉的对象
