染雾合同档案管理制度 篇一
合同档案管理制度的重要性和实施步骤
合同档案管理制度是企业内部重要的管理工具，对于保护企业利益、维护合同权益具有重要作用。本文将从合同档案管理制度的重要性和实施步骤两个方面进行探讨。
一、合同档案管理制度的重要性
1. 保护企业利益：合同档案是企业与合作伙伴之间权益保障的重要依据。通过建立合同档案管理制度，可以确保合同的内容真实、合法，并能及时追踪、监控合同履行情况，减少合同纠纷的发生，保护企业利益。
2. 提升合同管理效率：合同档案管理制度规范了合同的管理流程，明确了责任与权限，确保合同的签订、履行和归档过程有条不紊。合同档案的整理和归档也为企业提供了便利，减少了时间和人力成本，提高了合同管理的效率。
3. 保障合同权益：合同档案管理制度能够确保合同的有效性和权益的保护，对于维护企业的声誉和信誉具有重要作用。通过建立合同档案管理制度，可以及时了解合同的履行情况，减少违约风险，提高合同的执行力和权益的保障。
二、合同档案管理制度的实施步骤
1. 制定合同档案管理制度：企业应根据自身需求和特点，制定适合的合同档案管理制度。制度应明确档案管理的目标、职责和流程，并制定相应的管理规定和标准。
2. 建立档案管理团队：企业应组建专门的档案管理团队，负责合同档案管理的具体实施。团队成员应具备专业的档案管理知识和技能，能够有效地管理和维护合同档案。
3. 合同档案的收集与整理：企业应及时收集和整理合同档案，确保档案的完整性和准确性。合同档案应按照一定的分类和编码规则进行整理，方便日后的查找和归档。
4. 合同档案的归档与保管：归档是合同档案管理的重要环节，企业应建立合理的归档系统，确保档案的安全和可追溯性。合同档案的保管应采取防火、防水、防霉等措施，确保档案的完好性和可用性。
5. 合同档案的利用与监控：合同档案管理不仅仅是档案的收集和整理，还包括档案的利用和监控。企业应建立档案利用的制度和流程，确保档案的合规使用，并能够及时监控合同的履行情况。
综上所述，合同档案管理制度在企业管理中具有重要的地位和作用。通过合同档案管理制度的实施，可以保护企业利益，提升合同管理效率，并保障合同的权益。企业应根据自身需求制定相应的合同档案管理制度，并按照一定的步骤进行实施，确保合同档案的有效管理和利用。
合同档案管理制度 篇二
合同档案管理制度对企业的影响和应注意的问题
合同档案管理制度是企业内部管理的重要组成部分，对于企业的发展和运营具有重要影响。然而，在实施合同档案管理制度时，也存在一些需要注意的问题。本文将从合同档案管理制度对企业的影响和应注意的问题两个方面进行探讨。
一、合同档案管理制度对企业的影响
1. 提升管理效率：合同档案管理制度规范了合同的管理流程，明确了责任与权限，使得合同管理更加规范化和高效化。通过合同档案管理制度的实施，企业可以提高合同管理的效率，减少合同纠纷的发生，进一步提升管理水平。
2. 保护企业利益：合同档案是企业与合作伙伴之间权益保障的重要依据。通过建立合同档案管理制度，可以及时追踪、监控合同履行情况，减少合同风险和纠纷的发生，保护企业利益，维护企业的声誉和信誉。
3. 加强合同管理能力：合同档案管理制度不仅仅是对合同档案的管理，更是对企业合同管理能力的提升。通过建立合同档案管理制度，可以形成一套合同管理的标准和规范，使得企业能够更好地管理和控制合同的签订、履行和归档等环节。
二、应注意的问题
1. 制度的灵活性：合同档案管理制度应考虑企业的实际情况和特点，具有一定的灵活性。制度过于僵化和繁琐，可能会给企业的合同管理带来困扰和阻碍，因此需要根据企业的需求进行调整和优化。
2. 人员培训和素质提升：合同档案的管理需要专业的知识和技能，因此，企业需要加强人员培训和素质提升，提高员工的档案管理能力。同时，还需要建立健全的激励机制，激发员工对合同档案管理工作的积极性和责任心。
3. 档案安全和保密：合同档案是企业的重要资产，需要加强档案的安全和保密工作。企业应建立相应的档案保管制度，确保档案的安全可靠，防止档案的遗失、泄露和损坏等问题的发生。
综上所述，合同档案管理制度对企业的影响是积极的，能够提升管理效率、保护企业利益和加强合同管理能力。然而，在实施合同档案管理制度时，企业应注意制度的灵活性、人员培训和素质提升以及档案的安全和保密等问题，以确保合同档案管理工作的顺利进行。
合同档案管理制度 篇三
1.目的：
加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范采购管理体系，制订本制度。
2.适用范围：
适用于采购部对内部文件及档案的控制。
3.职责：
3.1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。
3.2采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。
4.档案管理办法：
4.1归档内容分类：
4.1.1采购内部文件的归档。
采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。
4.1.2公司其他部门提供的文件归档。
公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。
4.1.3外来或外放文件的归档。
供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。
4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。
采购部的台账、电子档的文件记录。
4.2档案保存期限：
4.2.1公司内部往来文件需保存3年。
4.2.2公司外部往来文件需保存5年。
4.2归档要求：
4.2.1归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。
4.2.2所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。
4.2.3所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。
4.2.4采购部档案要有专人、专位的保管。
4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。
4.3档案调阅：
4.3.1需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。
4.3.2查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。
4.3.3查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。
4.3.4采购档案管理人员，要及时收取借阅的档案，避免遗失。
4.4档案销毁
4.4.1采购档案保管期限已满或已失效，需要销毁时由采购部档案管理人员提出销毁意见，编制销毁清单，该清单永久保存。
4.4.2办理销毁手续，必须经由采购经理批准备，方能销毁。
4.4.3采购档案保管期已满，但其中未了结的债权债务和合同文件，应单独抽出，另行建立档案，由档案管理人员保管到结清债权债务和合同改造完毕为止。
合同档案管理制度 篇四
一、档案资料
招标过程中所有的文字资料（含电子资料）、视频资料都是档案资料的组成部分，在项目完成后都必须整理归档。公司设立档案室和档案管理员，公司所有项目（含分公司项目）都必须统一归档，分公司项目除未中标人投标文件在分公司就地保管外，其余档案必须由总公司统一归档管理。分公司撤销时，未到期的未中标投标文件必须统一交到总公司档案室，才能办理撤销手续。各分公司应对自行保管的档案参照总公司的要求妥善保管，总公司将不定期的对各分公司保管的档案进行抽查。
二、归档及备案时间
总公司项目，在项目分成前必须完成档案资料的归档。分公司项目在签发中标通知书前必须完成除中标通知书外的所有档案资料的归档，在下个项目资料归档前将该项目的中标通知书归档。有总公司外派人员的分公司，该外派人员兼任分公司档案管理员，分公司档案管理员应督促分公司及时将应由总公司统一管理的档案包括电子资料及时交回总公司。
监管机构资料备案时间：
1、电子资料
电子资料文件夹格式为“项目编号+项目名称”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理处“职工之家”房建工程施工招标），所有与本项目有关的电子资料（包括但不限于公告、资格预审文件、招标文件、补充文件、资格审查报告、评标报告、中标候选人公示、中标通知书 、投标文件等）都拷贝到该文件夹下，在资料归档前上传到公司FTP网站（操作方法详见《公司电子档案归档指南》），正式归档前由档案管理员查看后才能办理归档手续。中央投资项目，资料应上传中央投资项目管理网站，经公司资质管理人员审核确认后才能办理归档手续。
2、除未中标人投标文件外的所有档案资料，资料整理时应注意按过程顺序整理，特别是招标过程比较复杂的项目。
2.1档案盒：除未中标人投标文件外的所有档案资料必须装入专用档案盒，档案盒盒脊上贴上相应的标签，保存期限为15年。
2.2湖南省政府采购项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：
2.2.1盒内目录
2.2.2备案资料
2.2.3招标文件
2.2.4投标文件正本
2.2.5中标通知书
2.2.6资料移交登记表
2.2.7客户反馈意见表
2.2.8其它资料
成册的资料要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。
公开招标采购归档盒内目录：
邀请招标采购归档盒内目录：
项目负责人： ｘｘ
日期：ｘｘ年ｘｘ月ｘｘ日
合同档案管理制度 篇五
公司为进一步规范销售合同文档和管理工作，提高管理水平，逐步实现销售合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
一、制度
所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种来往合同、协议、订单、确认书、价格变动函等（包括巨盛、中能、舒尔茨、内贸、外贸）。
二、公司在业务经营过程中，收取相应客户的资质、往来的调查表等，也属本管理制度的归档文件。
三、合同档案管理原则
1、公司经营产品的采购、销售均须订立合同。
2、业务合同归档、保管、建立档案，由销售部管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
3、销售部指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有销售业务合同文档。
四、合同章管理原则
1、公司统一发放合同章，属销售业务使用的合同章发放到销售部。
2、业务合同章除因工作需要留一枚由驻马钢办事处保管外，其余均由指定人员保管。
3、各业务部门、业务人员用章时应填写用章登记表，并附上用章的文本原件或复印件，交由销售部经理签字后方可使用。若因工作需要带合同章外出时，须办借用手续，使用完毕后即行交回。
五
、合同文档的管理要求
1、合同文档管理可以按“公司合同管理”中“合同编号”规定进行分类编号。
2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理并追究相关人员责任。
3、合同管理人员要加强对合同档案的登计、监督工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。
4、合同档案管理人员应根据实际需要编制合同检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。
5、各业务员可查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经部门领导签字同意后方可办理借阅手续，合同原件无特殊情况不得外借。
五、附则：
1、本制度自审批通过之日起实施。
2、本制度由销售部负责解释。
六、附件：
《合同档案登记表》
合同档案管理制度 篇六
为了将公司档案纳入规范化管理，特制订本制度。
1、档案管理内容：公司将规划、方案、各级文件、内部规章制度、董事会、股东会及重要会议材料、人事资料、信用材料、合同、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、设备资料、各级报告、荣誉证书、土地、房产资料等具有可查性或参考价值的文件资料归档管理。各部门内部形成的文件、规定、资料等应主动整理好提交公司档案室存档，以便备查，整理事记等。
2、档案登记：档案室建立档案登记簿，将所有档案详细分类登记，分类管理。存档者须在登记簿上签名，方可将资料入档，否则档案管理员不予接受。
3、档案的查阅：
(1)任何人查阅档案，如需在档案室内短时间查阅可不打借条;如需在档案室之外查阅使用，必须打借条方可借给。每次最长时间不得超过五天。
(2)公司各部门经理及相当于此级别以上管理人员查阅档案可通过档案管理员直接办理查阅手续。其他人员需查阅档案时，必须有本部门经理以上管理人员书面证明，方可到档案管理员处办理查阅手续。如遇特殊情况，必须由综合管理部经理批准证明方可查阅。
4、档案的保护：
(1)查阅者必须爱护档案，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密。
(2)严禁擅自翻印、抄录、拷贝、转借，更不得遗失。如确实需要抄录和复制，必须由总经理签字的批准申请方可抄录或复制。
(3)微机室及有电脑的部门严禁为无总经理签名(复印签名视为无签名)的档案资料(特别是技术、设备、标准资料)打印、拷贝或复印。否则，对责任人每次罚款200元。
(4)任何档案严禁带出公司大门。如确因外出加工配件等须携带有关技术资料或图纸，必须由分管经理签字批准，保卫方可放行。否则，如被保卫查出未经分管经理批准蓄意带出者，须查明原因报综合管理部，并每次对当事人罚款200元-XX元。如保卫未查出，被带出公司以外而造成损失的，除对当事人罚款外，由当事人承担一切损失，同时对责任保卫失职罚款100元。未造成损失的，除对当事人罚款外，对责任保卫失职罚款50元。
5、公司购买设备时的随机技术资料、说明书、装箱单等，员工外出学习时发放的学习资料，聘请师傅提供的技术资料、设备资料等，申请购买的技术资料等，必须在到达公司24小时到档案管理员处办理登记存档手续，否则每拖延24小时对责任人罚款50元。
6、需长期借出专人使用的，必须由专用人员写出书面借条，报总经理签名批准后借出，并由档案员办理登记手续。专用人员必须妥善保存，严禁外传、泄露秘密。否则，视情节轻重罚款1000-10000元，并承担公司一切损失。
7、人力资源科将公司人事资料、员工罚款资料建立微机档案，进行微机管理，并确保查询打印的资料完整准确无误。
8、档案管理员每年1-2月份对公司上年度在微机内存贮的规划、规章制度、人事资料、合同、协议、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、报告等具有可查考价值的文件资料分类整理拷贝，标明名目后，存档备查。
